Perussääntönä on, että ainoastaan hoitoon osallistuvat ammattihenkilöt ovat oikeutettuja käsittelemään potilastietoja. Hammastekniset työt ja töihin liittyvät yksityiskohdat ovat potilastietoja, joita saavat nähdä ainoastaan hoitoon osallistuvat henkilöt. Hammasteknisiä töitä käsittelee myös hoitoon osallistumattomia henkilöitä, kuten esimerkiksi toimipisteen vahtimestari, siivooja tai kuljetuksen toteuttava henkilö. Hammasteknisten töiden käsittelyssä tulee huomioida, etteivät hoitoon osallistumattomat henkilöt näe potilastietoja. Allekirjoitettu salassapitositoumus ei oikeuta pääsyä potilastietoihin.
Hammasteknisen työn valmistusprosessi tulee arvioida tietosuojan näkökulmasta kaikkine vaiheineen, unohtamatta töiden säilytystä ja kuljetusta sekä suunterveydenhuollon yksiköissä että hammaslaboratorioissa. Yksiköiden johto on vastuussa siitä, että prosessit ovat tietoturvallisia ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset (EU 2016/679). Tietosuojan asianmukainen toteuttaminen saattaa edellyttää investointeja, esimerkiksi lukittavien kaappien tai kuljetuslaatikoiden hankkimista.
Sähköisissä potilastietojärjestelmissä on lokitoiminto, jonka avulla tietosuojarikkeet voidaan selvittää. Hammasteknisiin töihin liittyvät mallit, kuljetuslaatikot ja asiakirjat eivät ole lokijärjestelmän piirissä, joten niiden käsittelyssä tulee kiinnittää erityistä huomiota tietosuojan varmistamiseen.
Potilasasiakirjat
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (17.8.1992/785) ja sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (30.3.2009/298) määrää, että terveydenhuollon ammattihenkilön tulee merkitä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot.
Terveydenhuollon toimintayksikön ja itsenäisesti ammattiaan harjoittavan terveydenhuollon ammattihenkilön tulee säilyttää potilasasiakirjat sekä tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät biologista materiaalia sisältävät näytteet ja elinmallit potilaan hoidon järjestämisen ja toteuttamisen, hoitoon liittyvien mahdollisten korvausvaatimusten ja tieteellisen tutkimuksen edellyttämä aika.
Hammastekniset mallit
Kun potilasasiakirjoista annetun asetuksen määräämä säilytysaika on päättynyt tai kun potilasasiakirjat, näytteet ja elinmallit eivät enää ole välttämättömiä potilaan hoidon toteuttamiseksi, on hoidon järjestämisestä vastaavan terveydenhuollon ammattihenkilön huolehdittava siitä, että ne hävitetään välittömästi ja asianmukaisesti. Hammasteknisiin malleihin, kuten kipsimalleihin, sovelletaan potilaan muuhun hoitoon liittyvää materiaalia koskevia säännöksiä.
Hammastekniset mallit on hoidon päätyttyä hävitettävä niin, etteivät sivulliset saa niistä tietoa (poistettava nimi ja muut tunnisteet). Mahdollinen toimintatapa on myös antaa kipsimallit potilaalle itselleen, koska hän ei ole sivullinen. Tällöinkin malleista tulee poistaa potilaan tunnistetiedot. Hammasteknisten mallien luovutuksesta potilaalle tehdään merkintä potilaskertomukseen.
Kipsi (kalsiumsulfaattidihydraatti) on myrkytön maankuoressa esiintyvä aine, joka voidaan hävittää sekajätteenä. Kipsijätettä vastaanotetaan myös erillisesti jäteasemilla, joissa se muutetaan raaka-aineiksi ja toimitetaan uusiokäyttöön kipsi- ja paperiteollisuuteen. Kipsijätteen vastaanotto erillään muusta rakennusjätteestä ja sen mahdollistama materiaalihyödyntäminen ovat uusia asioita Suomessa.
Tietoiskun ovat laatineet Terhi Klint-Pihlajamaa, puheenjohtaja, Hammaslaboratorioliitto ry; Ilkka Tuominen, puheenjohtaja, Hammasteknikkoseura; Kaj Rönnberg, erikoishammaslääkäri; Markku Annaniemi, toiminnanjohtaja, Hammaslaboratorioliitto ry; Teppo Kariluoto, projektipäällikkö, Erikoishammasteknikkoliitto ry; Eva Siren, ylihammaslääkäri, Valvira; Tarja Vainiola, ylitarkastaja, Valvira; Johanna Tolonen, yli-insinööri, Valvira.
Tietoisku 3: Hammasteknisiin töihin liittyvään tietosuojaan on syytä kiinnittää huomiota
- Potilaan tunnistetiedoilla varustettuja hammasteknisiä töitä, niiden kuljetuslaatikoita tai niihin liittyviä asiakirjoja ei missään vaiheessa saa olla ulkopuolisten nähtävillä.
- Tämä koskee esimerkiksi hammaslaboratoriota ja hoitohuoneita, joissa työskentelee hoitoon osallistumattomia henkilöitä, kuten siivoojia, laitosapulaisia ja laskutukseen osallistuvia henkilöitä.
- Tietosuojan on oltava kunnossa myös hammasteknisten töiden lähettämisen ja palauttamisen yhteydessä.
- Kuljetuslaatikoissa olevat hammastekniset työt, jotka odottavat seuraavaa vaihetta, tulee säilyttää valvotussa tilassa eikä esimerkiksi vastaanoton ajanvarauksen tiskillä.
- Tietosuoja ei saa vaarantua myöskään kuljetuksen aikana.
- Huomioi kuljetuslaatikon lähetteeseen kirjattavat tiedot. Tarvittaessa kuljetuslaatikko tulee sinetöidä.
- Potilastietoihin skannausta odottavat asiakirjat, kuten työmääräys (työtilaus, lähete, resepti), säilytetään suojassa ulkopuolisilta.
- Hammasteknisten töiden laskutuksessa tulee huomioida henkilötietoja koskeva tietosuojalainsäädäntö.
Hammasteknisiin töihin liittyvät tiedot osana potilasasiakirjoja
- Hoidon järjestämisen ja toteuttamisen yhteydessä syntyneet tai muualta saadut tiedot ja asiakirjat, kuten vastaanotolla tehty työmääräys ja hammaslaboratorion toimittama lähete, tulee liittää osaksi potilasasiakirjoja.
- Tuhottavat, potilaan tunnistetiedoilla varustetut asiakirjat, esimerkiksi skannattu lähete, tulee käsitellä tietoturvallisesti, etteivät hoitoon osallistumattomat henkilöt pääse missään vaiheessa niitä näkemään.
- Valmiiden hammasteknisten töiden materiaalien tulee löytyä potilasasiakirjoista sellaisella tarkkuudella, että ne ovat myöhemmin jäljitettävissä.
- Potilasasiakirjoihin tulee tehdä yksityiskohtaiset merkinnät epäillyistä ja havaituista hammasteknisiin töihin liittyvistä vahingoista. Merkinnöissä tulee kuvata vahinko, mukana olleet terveydenhuollon ammattihenkilöt, kuvaus vahingon epäillystä syystä ja laitteen yksilöimisen edellyttämät tiedot.
Hammasteknisten töiden valmistuksessa muodostuvat asiakirjat
- Hammaslaboratoriossa syntyneet asiakirjat ovat osa valmistajan dokumentaatiota, eivätkä ne pääsääntöisesti ole potilasasiakirjoja, joita muodostuu ainoastaan suorassa potilaskontaktissa.
- Henkilötietoja tulee hammaslaboratoriossa kuitenkin käsitellä niiden käsittelylle asetettujen vaatimusten mukaisesti.
- Hammaslaboratorioissa hammasteknisten töiden valmistuksessa muodostuvien asiakirjojen säilytysaika on määritelty laitelainsäädännössä.
- Hammaslaboratorioiden on säilytettävä laitteen vaatimuksenmukaisuuden osoittavan vakuutuksen sisältämät tiedot vähintään 10 vuoden ajan siitä, kun laite on saatettu markkinoille (EU-asetus 2017/745).
Hammastekniset mallit
- Hammastekniset mallit hävitetään hoidon päätyttyä niin, etteivät sivulliset saa niistä tietoa (poistetaan nimi ja muut tunnisteet).
- Mallit voi myös luovuttaa potilaalle itselleen, koska hän ei ole sivullinen. Tällöinkin malleista tulee poistaa potilaan tunnistetiedot ja luovutus merkitään potilaskertomukseen.
- Kipsi (kalsiumsulfaattidihydraatti) itsessään on myrkytön maankuoressa esiintyvä aine, joka voidaan hävittää sekajätteenä. Kipsijätettä vastaanotetaan myös erillisesti jäteasemilla.
Artikkeli julkaistaan Hammaslääkärilehdessä ja Hammasteknikko-lehdessä.
Aikaisemmat 2 tietoiskua hammaslääkärin työmääräyksestä ja laboratorion vaatimuksenmukaisuusvakuutuksesta sekä vaaratilanneilmoituksista julkaistiin Hammaslääkärilehdessä 7/19.