Hammaslääkäri

Tiistai 07.04.2020

Apotti – enemmän aikaa kirjaamiselle?

Vantaan kaupunki otti uudisraivaajan roolin, kun sen sosiaali- ja terveydenhuolto siirtyi viime marraskuussa käyttämään potilastietojärjestelmä Apottia. Alku on ollut hankala, mutta ajan myötä Apotista pitäisi olla hyötyä myös hammaslääkäreille.

istock_kirjaaminen.jpg

(Kuva: iStockphoto)
(Kuva: iStockphoto)

Vantaan suun terveydenhuollon henkilökunta on joutunut lujille uuden potilastietojärjestelmän, Apotin, kanssa. Kaupungin hammashoidon resurssit ovat muutenkin olleet tiukoilla, joten siirtyminen uuteen järjestelmään on tuntunut raskaalta lisäkuormalta.

Apotti otettiin käyttöön Vantaalla viime vuoden lopulla, 16. marraskuuta. Hammaslääkäreitä ovat tuskastuttaneet erityisesti potilastietojen kirjaamiseen liittyvät pitkät ja epäloogiset hiirenklikkailuketjut, ohjelman yleinen kömpelyys ja jäykkyys sekä lukuisat yksityiskohdat järjestelmässä, jossa on ollut selkeitä puutteita tai virheitä.

Moderniin tietojärjestelmään tottuneille hammaslääkäreille jo pelkkä Apotin näkymä tuntui aluksi paluulta ajassa taaksepäin aiemmin käytössä olleeseen WinHIT-järjestelmään verrattuna.

Apotin puolustukseksi on todettava, että uuden opettelu vie aina aikansa. Tuskin yhtään uutta potilastietojärjestelmää on otettu koskaan käyttöön ilman alkukankeutta ja -vaikeuksia.

Nyt opeteltavaa on kuitenkin poikkeuksellisen paljon, sillä Apotin logiikka ja tiedon rakenteinen kirjaaminen poikkeavat perinteisistä potilasjärjestelmistä. Rakenteisuus tarkoittaa tiedon kirjaamista ennalta määriteltyjä vaihtoehtoja klikkaillen ja ruksaillen, eikä niinkään sanallisten kertomusten muodossa.

– Jos aiemmat järjestelmät ovat olleet kuin muistikirjoja, nyt siirrymme rakenteiseen toiminnanohjausjärjestelmään. Järjestelmän opettelu ei ole helppoa. Voisi verrata, että jos ennen oli käytössä pokasaha, nyt on moottorisaha, mutta se pitäisi saada ensin käyntiin ja sitten sitä pitäisi osata vielä käyttää, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) kehittämisjohtaja Visa Honkanen kuvailee.

Apotti on jo saanut kiitosta siitä, että se toimii vakaasti. Järjestelmän kaatuilusta ei ole ainakaan Hammaslääkärilehden tietojen mukaan raportoitu.

Hyvien uutisten lista on kuitenkin hyvin lyhyt verrattuna turhauttaviin asioihin.

Epävarmuutta on tuskin vähentänyt, että Vantaan kaupungin suun terveydenhuollon henkilöstöä on pyydetty vaikenemaan Apottiin liittyvistä vaikeuksista. Siksi tähän juttuun ei saatu haastatteluja työntekijöiltä, vaan tietoja ongelmista on saatu ripotellen eri hammaslääkäreiltä lupauksella, ettei heidän nimeään julkaista lehdessä.

Sekä Apotti Oy:n toimitusjohtaja Hannu Välimäki että Vantaan kaupungin suun terveydenhuollon liikelaitoksen toimitusjohtaja Helena Salusjärvi-Juopperi kertovat, että kieltoa puhua ongelmista ei ole. Vantaalla on kuitenkin esitetty toive, että potilastilanteissa niistä ei puhuttaisi.

– On sanottu, että kun hoidatte potilasta mahdollisine pelkoineen, älkää kuormittako häntä siinä tilanteessa enempää ja puhuko tietojärjestelmän haasteista. Uutena johtajana haluan kuitenkin kieltojen sijaan kannustaa henkilökuntaamme avoimuuteen. Se on jopa edellytys sille, että saamme yhdessä kehitettyä uutta järjestelmäämme toimivammaksi, Salusjärvi-Juopperi kertoo.

Salusjärvi-Juopperi hyppäsi Vantaalle johtajaksi vain kuukautta ennen Apotin käyttöönottoa.

– Tämä tehtävä Vantaalla oli urani suurin haave, täällä saa tehdä asioita liikkuvassa toimintaympäristössä. Ehkä parempi, etten kuitenkaan ennalta tiennyt kaikkea siitä, mitä tuleman pitää, Salusjärvi-Juopperi naurahtaa.

Kalliilta Apotilta odotetaan säästöjä

Apotin ensimmäinen käyttöönotto tehtiin Peijaksen sairaalassa Vantaalla marraskuussa 2018, ja vuotta myöhemmin mukaan liittyi Vantaan kaupunki. Helmikuun alussa Apotin otti käyttöön Jorvin sairaala Espoossa, ja lopuissa HUSin sairaaloissa sekä Helsingin, Kirkkonummen, Kauniaisten, Tuusulan ja Keravan kaupunkien sosiaali- ja perusterveydenhuollossa, kuten hammaslääkäripalveluissa, Apottiin siirrytään portaittain vuoden 2020 kuluessa. Apotti korvaa HUSin alueella kymmeniä muita tietoteknisiä järjestelmiä.

Apotin on toimittanut yhdysvaltalainen Epic Systems, jonka järjestelmä on käytössä maailmalla lähes 500 sairaalassa. Oy Apotti Ab:n edustajat vakuuttavat, että Epicin ohjelmisto on luonut standardin, jolle ei ole tällä hetkellä varteenotettavaa kilpailijaa – yhtä kattavaa potilastietojärjestelmää ei ole maailmalla.

Liki vuosikymmen valmisteltu tietojärjestelmän käyttöönotto HUSissa ei ole suuri ainoastaan Suomen mittakaavassa, vaan myös maailmanlaajuisesti. Tivi-lehti uutisoi viime marraskuussa, että kymmenen vuoden kokonaisbudjetti on paisumassa 774 miljoonaan euroon. Vuotuiset käyttökustannukset ovat jatkossa arviolta 64,5 miljoonaa euroa. Kustannukset jakautuvat puoliksi HUSin ja puoliksi mukana olevien kuntien kesken väkilukujensa suhteessa.

Tulevaisuudessa Apotin pitäisi kuitenkin tuoda säästöjä.

– Tämä on HUSille suuri investointi, mutta on laskettu, että se kannattaa. Pitää muistaa, että tietojärjestelmien kehittämiseen olisi joka tapauksessa seuraavien vuosien aikana investoitava merkittävästi, Välimäki kertoo.

HUSin alue tekee Apotin kanssa pioneerityötä. Sosiaalihuollossa järjestelmän käytöstä ei ole maailmalta aiempia kokemuksia. Myös Vantaan hammashoidon siirtyminen Apottiin oli Epicin ohjelmistolle maailmanlaajuisesti suurin ponnistus suun terveydenhuollon saralla tähän saakka.

Vahvuutena joustavuus ja räätälöitävyys

Apotti on kustannuksiltaan valtava, joten sillä on muskeleita myös tukeen, koulutukseen ja kehitystyöhön. Järjestelmää on ollut kehittämässä kymmenittäin sotealojen ammattilaisia. Yksi heistä on Helsingin kaupungin entinen johtajahammaslääkäri Seija Hiekkanen.

Hiekkanen ymmärtää Vantaalla työskentelevien tämän hetkisen tuskan, mutta valaa uskoa tulevaan.

– Ymmärrän, että ongelmat harmittavat varmasti loppukäyttäjiä, kuten yksittäistä hammaslääkäriä. Vantaalla tehdään nyt uudisraivaajan töitä. Myöhemmin mukaan liittyvät organisaatiot saavat olla heille kiitollisia. Minun mielestäni parempaan suuntaan ollaan kuitenkin koko ajan menossa, Hiekkanen kertoo.

Yksi Apotin etu on sen räätälöitävyys ja joustavuus. Kun muutoksia halutaan, ne pystytään osin tekemään ohjelmistoon itse ilman lupia tai pyyntöjä amerikkalaisilta. Konfiguroitavuus oli merkittävä syy, miksi Apotti ylipäätään hankittiin.

Hiekkanen muistuttaa, että Apotin myötä hammashoito kytkeytyy entistä vahvemmin muuhun terveydenhuoltoon. Hammaslääkäri näkee kaikki potilaan tiedot reaaliaikaisesti yhdestä järjestelmästä. Kun lääkitystiedot ja sairausdiagnoosit ovat heti esillä, potilaan tenttaaminen vähenee. Järjestelmä tarjoaa myös tietoturvallisen tavan konsultoida esimerkiksi lääkäreitä.

Apotissa on myös potilaille oma Maisa-palvelu, jonka avulla voi hoitaa sähköisesti sosiaali- ja terveysasioita.
Apotin edustajat vakuuttelevat, että järjestelmä tuo vielä paljon hyvää. Useimmat niistä liittyvät eri sosiaali- ja terveydenhoitoalojen ja hoitojen vaikuttavuuteen tiedon liikkuessa reaaliajassa.

HUSin kehittämisjohtaja Visa Honkanen huomauttaa, että Apotin tavoitteena ei ole ollutkaan vähentää potilaskirjaamiseen käytettävä aikaa, vaan tuoda nimenomaan laatua ja potilasturvallisuutta.

– Apotin avulla päästään hoidossa tasalaatuisuuteen. Se voi tuntua jäykältä, mutta antaa päätöksentekoon tukea ja tuo turvaa ja laatua. Sen avulla pystyy myös kehittämään omaa työtä, Honkanen kertoo.

Apotin toimitusjohtaja Hannu Välimäki uskoo, että hammaslääkäritkin hyötyvät integroidusta järjestelmästä. Alku on kuormittavaa, kun kaikki täytyy rakentaa alusta.

– Kun potilastiedot on kerran kirjattu uuden järjestelmän rakenteiseen muotoon, sen jälkeen helpottaa. Kun hoitosuhde jatkuu ja samat potilaat tulevat uudestaan, tiedot ovat jo olemassa, Välimäki kertoo.

Uudisraivaajan työ etenee

Helmikuun alussa Vantaan terveyskeskusten suun terveydenhuollossa hoidettiin noin 20 prosenttia vähemmän potilaita kuin aikana ennen Apottia.

Käyttöönoton ensimmäisen kuukauden ajan tietojärjestelmän muutoksen tuomiin haasteisiin vastattiin resursoimalla enemmän aikaa kirjaamiseen ja Apotin opetteluun. Kahden ensimmäisen viikon aikana potilaita otettiin vastaan puolet tavallista vähemmän. Kolmannella viikolla potilasmäärä oli vähennetty kolmanneksella ja neljännellä viikolla 25 prosentilla normaalista. Tänä vuonna helpotuksia potilasmäärissä ei enää ole.

– Henkilökunta on tehnyt tosi ison työn, joka on kuormittanut heitä todella paljon. Vähitellen tilanne kuitenkin tasautuu, Salusjärvi-Juopperi kertoo.

Peijaksen sairaalassa Apottia on käytetty nyt reilu vuosi. Helsingin Sanomien 30. tammikuuta julkaistun jutun mukaan tuottavuus on laskenut siellä vuodessa kuusi prosenttia. Samasta jutusta käy ilmi, että Tanskassa Apottia vastaavan potilastietojärjestelmän kritisoidaan edelleen hidastavan työtä, vaikka se otettiin käyttöön jo 2016–2017.

Apotin toimitusjohtaja Välimäki uskoo, että Apotti kehittyy kuitenkin joustavammaksi ja hiirellä klikkailu jää vähemmälle. Viilaaminen vie kuitenkin aikaa. Välimäki toivookin, että kaupungit osaavat resursoida oikein muutosvaiheen.

– Vantaa on uudisraivaaja, jonka urakka on tyypillisesti aina raskaampi. Meillä on juuri nyt tulossa myös isot käyttöönotot, jotka syövät kapasiteettia, Välimäki kertoo.

Salusjärvi-Juopperi vertaa järjestelmän oppimista juoksukilpailuun. Kaikki lähtevät samalta viivalta, mutta osa tulee perille aiemmin. Hän uskoo, että kevään kuluessa viimeisimmätkin alkavat tulla sinuiksi tietojärjestelmän kanssa.

– Jotta Apotin varsinaiset hyödyt alkavat tulla esille, puhutaan varmasti vuodesta 2021.

Apotin slogan – enemmän aikaa ihmiselle, on tuntunut Vantaan terveyskeskushammaslääkäreistä vielä toiveajattelulta tai huonolta vitsiltä. Aika näyttää, löytyykö iskulauseelle katteita.

Kirjaamiseen tarkkuutta muutosten hetkellä

Kun potilastietojärjestelmä vaihtuu, se tuo usein muutoksia myös toimenpidepalkkioiden kirjaamiseen. Hammaslääkäriliiton asiantuntijahammaslääkäri Nora Savanheimo muistuttaa, että jokaisen hammaslääkärin kannattaa perehtyä sekä Lääkärisopimuksen toimenpidepalkkioluokitukseen että käyttämänsä järjestelmän logiikkaan palkkioiden kirjaamisen osalta
Savanheimon mukaan toimenpidepalkkioiden maksamiseen liittyviä ongelmia on raportoitu viime vuosina useista eri kunnista, kun terveyskeskusten potilastietojärjestelmiä on päivitetty Kanta-yhteensopiviksi. Pahimmissa tapauksissa toimenpidepalkkioiden maksut ovat jääneet kuukausiksi rästiin.
Muutosten keskellä on hyvä muistaa hammaslääkärien vastaavan itse siitä, että kirjaukset tehdään oikein. Työnantajien vastuulla sen sijaan on, että palkkiot tulevat maksetuksi oikein ja ajallaan.
– On tärkeää, että järjestelmät toimivat, jotta hammaslääkärit saavat heille kuuluvan palkkansa.
Apotin kanssa jotkut kirjaamistavat ovat tuntuneet monimutkaisilta, mutta kovin suurten toimenpidepalkkioihin liittyvien vaikeuksien kanssa järjestelmän käyttäjien ei ole tarvinnut painia.
– Vantaalla on myös tehty fiksusti niin, että Apotin käyttöönottovaiheessa maksetaan palkkiokompensaatiota, koska potilasaikoja ja sen myötä toimenpidepalkkioita on vähemmän. Näin kannattaa toimia myös muualla, kun uusi järjestelmä otetaan käyttöön.
Savanheimo muistuttaa, että eri toimenpidekoodiluokituksia kannattaa käydä tasaisin väliajoin läpi työpaikoilla hammaslääkärien kesken, jotta kirjaamiskäytännöt pysyvät yhtenäisinä. Erityisen tärkeää tämä on silloin, kun luokituksiin tulee muutoksia.
Toimenpidepalkkiojärjestelmä on osa kunnallista lääkärien virkaehtosopimusta. Haasteena on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen suun terveydenhuollon luokituksen toimenpiteiden ja toimenpidepalkkioiden eroavaisuudet, jolloin osa toimenpiteistä täytyy kirjata tietojärjestelmiin kahteen kertaan. Koodien ja luokitusten yhdistäminen on kuitenkin vaikeaa esimerkiksi sen vuoksi, että THL:n luokitukseen voi tulla muutoksia useamman kerran vuodessa. Liiton ja KT Kuntatyönantajien sopimien toimenpidepalkkioiden rukkaaminen tapahtuu sen sijaan työmarkkinaneuvottelujen ehdoilla ja aikataulussa.
Vaikka toimenpidepalkkiot ovat kuuluneet pitkään terveyskeskushammaslääkärien palkkarakenteeseen, ei malli ole välttämättä ikuisesti kiveen hakattu.
– Täytyy miettiä, mikä toimenpidepalkkiojärjestelmän tulevaisuus on, mikäli palkkioiden maksamiseen liittyvä epävarmuus jatkuu. Toistaiseksi järjestelmän ylläpitämiseen on ollut kuitenkin halu sekä hammaslääkärien että työnantajien osalta. Valitettavasti järjestelmän kehittämistä vaikeuttaa tällä hetkellä se, ettemme saa tarkkoja tietoja eri toimenpiteistä maksettavista palkkioista, Savanheimo
kertoo.